○北上地区広域行政組合文書取扱規程
令和6年3月8日
訓令第1号
北上地区広域行政組合文書取扱規程(昭和63年北上地区広域行政組合訓令第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、北上地区広域行政組合(以下「組合」という。)における文書等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 北上地区広域行政組合情報公開条例(平成19年北上地区広域行政組合条例第2号。以下「条例」という。)第2条第2号に規定する行政文書をいう。
(2) 電子文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。
(文書等取扱いの原則)
第3条 組合は、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、意志の決定又は事務及び事業の実施について、文書を作成して行わなければならない。ただし、意志決定と同時に文書を作成することが困難である場合は、事後に文書を作成するものとする。
2 組合は、所属する職員に対し、次の各号に掲げる事項に基づき文書を取り扱うことを指導しなければならない。
(1) 法令(条例及び規則を含む。以下同じ。)に定める文書に関する事項を遵守すること。
(2) 文書は、迅速かつ正確に処理すること。
(3) 文書を滅失又はき損することのないよう、丁寧に取り扱うこと。
(4) 組合に到達した文書について、事務の遅滞を生じさせないよう、速やかに収受すること。
(5) わかりやすく親しみやすい文書を作成すること。
3 文書は、正確かつ迅速に取扱い、事務が効率的に行われるよう処理しなければならない。
4 文書は、即日処理するよう努めなければならない。ただし、事案の性質により、その処理について相当の日数を要するものについては、処理の方針を立てて上司の指示を受けなければならない。
5 文書は、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を適確に行わなければならない。
(公文例又は用字、用語等)
第4条 文書等の例式は、北上市公文例式規程(平成19年北上市訓令第1号)の例による。
(事務局長及び事務局次長の職務)
第5条 事務局長は、組合における文書等の事務(以下「文書事務」という。)を統括する。
2 事務局次長は、組合の所管に係る文書の処理及び管理について、職員を指導し、その整理保管に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 文書事務の処理を促進し、及び文書事務の改善、指導等を行うため、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、事務局次長のうちから事務局長が指名するものとする。
3 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事項を処理する。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の処理の促進、改善及び指導に関すること。
(4) 文書の整理、保管及び製本に関すること。
(5) その他文書事務に関し必要なこと。
(文書の分類及び保存期間)
第7条 文書は、文書分類表の分類記号(以下「分類記号」という。)及び保存期間により、整理しなければならない。
2 文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、永年、10年、5年及び1年とする。
3 前項に規定する保存期間は、完結年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年によるものは、完結年の翌年の1月1日から起算するものとする。
4 文書分類表及び保存期間表は、事務局長が別に定める。
(収受及び配布)
第8条 組合に到達した文書及び物品は、総務係において収受し、次の各号により配布しなければならない。
(1) 文書及び物品は、親展のものを除き、開封のうえ、文書の右下部余白に受付印を押印すること。
(2) 親展その他開封すべきでないと認める文書(以下「親展文書」という。)は、封をしたまま受付印を押印し、親展文書収受簿に記載のうえ、名あて人に配布し、受領印を徴すること。
(3) 不服申立、訴訟、異議申立等到着の日時が、効力に影響を及ぼす文書は、その受付印の中に到達時刻を明記し、特殊文書収発簿に記載すること。
(4) 通貨、有価証券等(以下「金券等」という。)を添付してある文書(次号の文書を除く。)は、その余白に、金券等の種類及びその金額を表示し、金券収受簿に記載すること。
(5) 書留扱いの文書は、特殊文書収発簿に記載すること。
(6) 電子文書は、当該電子文書が了知可能な状態に置かれることとなった期日(以下「受信日」という。)を記録すること。
(受付印を要しない文書)
第9条 開封した文書で次に掲げるものは、受付印を押印しないものとする。
(1) 受信日が記録された電子文書
(2) その他事務局長において定めるもの
(郵便料金の未納又は不足の文書)
第10条 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。
(配布文書等の取扱い)
第11条 文書取扱主任は、配布を受けた文書に文書処理カードをはり、事務局長の閲覧に供さなければならない。
2 事務局長は、文書を閲読し、自ら処理するもののほかは、処理完了予定日及び指示大要を示して、文書取扱主任を経由し、係長(事実上係長の職務を行う者を含む。以下同じ。)に回付しなければならない。この場合において、重要又は異例に属するものと認められるものは、管理者又は副管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。
3 文書等の回付を受けた係長は、事務局長の指示に基づき、自ら処理するものを除き、処理に関する指示をし、担当の職員に回付しなければならない。
4 文書等の回付を受けた担当の職員は、事務局長及び係長の指示に基づき必要な処理を行わなければならない。この場合において、当該職員は、当該文書処理カードに分類記号及び保存期間を記入するものとする。
(電話又は口頭による受理)
第12条 電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票に記入し、前条の規定に準じて処理しなければならない。
(処理の区分)
第13条 配布文書は、次に掲げる区分により処理しなければならない。
(1) 配布文書を基礎として起案するものは、次のとおり処理すること。
ア 当該文書を発信した者に対し速やかに回答、処分その他これに類する決定を起案する必要がある文書 上司に回覧することなく起案した文書(以下「起案文書」という。)を作成すること。この場合において、文書の回付を受けた担当の職員は、文書処理カードの処理大要の欄に「別途起案」と記入するものとする。
イ ア以外の文書 起案するまでの間の処理方針を文書処理カードの処理大要欄に記入し、上司の承認を得ること。
(2) 起案の必要がなく単に回覧処理するものは、文書処理カードの処理大要欄に「供覧」又は必要事項を記入し、処理すること。
(例規文書の処理)
第14条 国及び県の機関からの配布文書で例規となるものについては、当該文書の上部余白に例規と朱書し、前条による処理をした後、例規綴りに綴り込まなければならない。
(起案)
第15条 起案は、別に定めるものを除くほか、起案用紙を用いなければならない。
2 起案者は、起案年月日、係名、氏名、保存期間、分類記号及び簡明な件名を記入した後、起案の理由、その要旨及び予算関係を付記するとともに、起案の基礎となる配布文書、参照すべき法令等の条文、参考書類その他必要な書類を添付しなければならない。
3 起案に当たっては、インクその他鮮明で消滅し難いものを用いて記載し、起案した内容を訂正したときは、その箇所に押印しなければならない。
4 起案文書には、処理の経過を明らかにするため、関係書類を年月日の順に下から上にし、一括して添付しなければならない。
(起案文書の種類)
第16条 起案文書は、例規文書及び一般文書とする。
(例規文書の区分)
第17条 例規文書は、法規文書、公示文書及び令達文書とする。
2 法規文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
3 公示文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 告示 法令の規定等で公示が義務づけられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの
(2) 公告 告示以外のもので一般に知らせるもの
4 令達文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 訓令 職員に対して職務運営上の基本的事項について規程その他一定の形式により命令するもの
(2) 達 職権で個人又は団体に対して特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消す行政処分を行うもの
(3) 指令 個人又は団体の申請、願いに基づいて指示し、若しくは命令し、又は許可、認可、不許可等の行政処分(地方自治法第244条第1項に規定する公の施設の利用の許可を除く。)並びに補助金、交付金等の交付決定をするもの
(一般文書の区分)
第18条 一般文書の区分は、おおむね次のとおりとする。
(1) 通達 所属の機関又はその職員に対して、条例又は規則の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目的事項を指示し、その他一定の行為を命ずるもの
(2) 依命通達 補助機関が管理者の命により自己の名で通達するもの
(3) 上申 上司に対して、意見又は情状を申し述べるもの
(4) 内申 上申のうち秘密に属するもの
(5) 諮問 一定の機関に対して、法令上定められた事項につき、調査、審議又はそれに基づく意見を求めるもの
(6) 答申 諮問した行政機関に対して、諮問された事項につき、意見を述べるもの
(7) 協議 特定の相手方に対し、一定の事項を打ち合わせ、又は相談し、相手方の同意を求めるもの
(8) 通知 特定の相手方に対して、一定の事実、処分又は意見を知らせるもの
(9) 報告 上司又は国若しくは県等に対して、一定の事実につき通報するもの
(10) 復命 上司から特定の事項の調査を命ぜられ、又は会議等に出席することを命ぜられた者が、その内容及び結果につき、報告するもの
(11) 事務引継ぎ 職員が退職、休職、担当替え等により従来当該職員が担当していた事務のてん末を後任者又は所定の職員に引き継ぐもの
(12) 照会 公の機関又は個人に対して、一定の事実につき、問い合わせるもの
(13) 回答 照会に対し、答えを表示するもの
(14) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの
(15) 嘱託 特定の相手方に対して、事務処理その他特定の事項を依頼するもの
(16) 送付 特定の相手方に対して、物品及び書類等を送るもの
(17) 伺い 特定の事項につき、上司の許可を受け、又は指揮を請うもの
(18) 進達 国又は県等に提出すべき申請書その他の書類で、経由を求められているものにつき、その受付書類を送達するもの
(19) 副申 進達する文書に意見を添えるもの
(20) 申請 上司又は国若しくは県等に対して、許可、認可、承認等の一定の行政行為を求めるもの
(21) 願い 行政機関に対して、一定の事項を願い出るもの
(22) 届出 行政機関に対して、一定の事項を届け出るもの
(23) 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出て、特定の処置を勧め、又は促すもの
(24) 証明 特定の相手方に対して、特定の事実を証明するもの
(25) 契約 当事者が一定の法律効果の発生を目的として約定するもの
(26) 辞令 所属の職員に対して、その身分、給与及び異動等につき、命令するもの
(27) 建議 行政機関その他の関係機関に対して、意見及び希望等を申し出るもの
(28) 陳情 特定事項につき、実情を訴え、必要な措置を求めるもの
(29) 審査請求関係文書 裁決書、弁明書その他行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づいて作成するもの
(30) 議案 議会において議決すべき事件について、議会に提出するもの
(文書処理カードによる起案)
第19条 配布文書で内容が軽易なもの又は定例のものについては、文書処理カードにより起案することができる。
(決裁)
第20条 起案文書は、係員、係長、文書取扱主任を経た後、北上地区広域行政組合代決専決規程(昭和63年北上地区広域行政組合訓令第1号)又は北上地区広域行政組合会計管理者代決専決規程(令和4年北上地区広域行政組合訓令第2号)により決裁を受けなければならない。
(決裁年月日の記入)
第21条 決裁した文書には、文書取扱主任において、決裁年月日を記入するものとする。
(例規文書の登録)
第22条 例規文書は、決裁を受けた後、すべて令達番号簿に登録し、番号を付さなければならない。
(文書の発信者)
第23条 文書は、管理者名を用いなければならない。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、組合名、副管理者名又は事務局長名を用いることができる。
(一般文書の発信記号等)
第24条 一般文書の発信に当たっては、事務局長が指定する文字及び分類記号(以下「発信記号」という。)並びに発送の日を記載しなければならない。この場合において、軽易な事案に属する文書には、発信記号を記載しないで、号外又は事務連絡として処理することができる。
2 前項前段の規定にかかわらず、法令に規定されているものについては、その定めにより記載し、許可証、認可証、辞令書、表彰状及び書簡等慣例により発信記号を必要としないものについては省略するものとする。
(公印の押印)
第25条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、電子文書その他別に定める文書については、この限りでない。
2 契約、登記関係の文書で枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて公印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に公印を押すものとする。
(文書の発送)
第26条 文書を発送しようとする場合は、施行日その他必要な事項を記録しなければならない。
2 文書を郵送する場合において、書留及び配達証明等特殊な取扱いをするもの(以下「特殊郵便物」という。)は、特殊文書収発簿に記載しなければならない。
(通信回線の利用による発送)
第27条 前条の規定にかかわらず、次に掲げるものを除く文書の発送は、電子情報通信網(以下「通信回線」という。)を利用して送信することにより行うことができる。
(1) 第25条第1項の規定により公印を押印する文書
(2) 秘密の取り扱いを要する文書
(3) 通信回線を利用して送信することに相手方の同意が得られないもの
(発送月日の記入)
第28条 文書の発送が完了したときは、当該発送を取り扱った者は、起案文書に発送月日を記録しなければならない。
(文書等の整理及び保管)
第29条 完結した文書(以下「完結文書」という。)は、分類記号ごとに分類整理し、保管しなければならない。
2 職員は、処理中の文書について、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の製本)
第30条 完結文書は、次の各号により製本しなければならない。ただし、電子文書については、この限りでない。
(1) 文書の製本は、会計年度(暦年により製本するものにあっては、暦年)により製本すること。この場合において、1冊の厚さは原則として8センチメートルまでとし、8センチメートルを超えるものについては、分冊するものとする。
(2) 文書の製本に当たっては、分類記号及び保存期間ごとに一括し、完結順序に整理のうえ、保存文書索引目次を作成し、その文書の右上部余白に索引番号を付さなければならない。
(3) 前2号の規定にかかわらず図面、計算書等で製本することが困難なものは、適宜袋又は箱に入れ、若しくは結束して別に整理することができる。
(4) 製本したときは、背表紙を付し、所要事項を表示しなければならない。
2 事務局長は、前条の規定により、製本した完結文書を適正に保存しなければならない。
(外部持出の制限)
第31条 前条の規定により保存した文書は、組合外に持ち出してはならない。ただし、事務局長の承認を受けた場合は、この限りでない。
(書庫の管理)
第32条 書庫の管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理しておくこと。
(2) 火災及び盗難の予防に努めること。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続き上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 文書の開示請求があったもの 北上地区広域行政組合情報公開条例第11条各項に規定する決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 個人情報の開示、訂正又は利用停止請求があったもの 個人情報の保護に関する法律第82条、第93条又は第101条の決定の日の翌日から起算して1年間
2 職務遂行上必要があると認めるときは、前項の規定にかかわらず一定の期間を定めて、保存期間が満了した文書の保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
(文書の廃棄)
第34条 保存文書の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間をいう。第3項において同じ。)が満了したときは、廃棄するものとする。ただし、廃棄する文書のうち、歴史的資料として保存が必要と認めるものは、この限りでない。
2 不開示情報又は個人情報が含まれている文書を廃棄するときは、復元不可能な方法により消去しなければならない。
3 保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別な理由がある場合は、当該文書を廃棄できるものとする。この場合において、当該文書の名称、特別な理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しなければならない。
(様式)
第35条 この訓令で使用する様式は、事務局長が別に定める。
附則
1 この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
2 この訓令施行の日前に収受した文書及び起案した文書は、この訓令により収受した文書及び起案した文書とみなす。